Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

UBC – IT Consulting & Software Development UG (haftungsbeschränkt)
Daniel Flieth (Geschäftsführer)
Drosselstraße 15
22305 Hamburg, Deutschland
Telefon: +49 40 22852289-0
E-Mail: info@ubc-software.de

2. Datenschutz-Anfragen

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@ubc-software.de. Wir sind als kleines Unternehmen nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, beantworten Anfragen jedoch zuverlässig und zeitnah.

3. Allgemeine Hinweise & Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Eine Verarbeitung erfolgt nur, wenn dafür eine der folgenden Rechtsgrundlagen vorliegt:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen

4. Hosting

Diese Website wird auf Servern eines Hosting-Dienstleisters mit Standort in der Europäischen Union betrieben. Bei jedem Besuch erfasst unser Hoster automatisch Server-Logdaten, die Ihr Browser an uns übermittelt. Diese Verarbeitung ist zur Bereitstellung der Website technisch erforderlich.

Erfasste Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer IT-Systeme).
Speicherdauer: maximal 30 Tage, anschließend automatische Löschung oder Anonymisierung.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz übertragener Daten eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung an „https://" und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

6. Cookies, Sitzungs-Speicherung & Reichweitenmessung

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktion der Website sicherzustellen und ihre Nutzung anonym statistisch auszuwerten.

Technisch notwendige Cookies: Sprache (lang), Sitzungs-ID (PHP-Session) und Login-Status für das Support-Portal. Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unverzichtbar und werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gesetzt.

Eigene Reichweiten-Statistik: Wir erfassen anonyme Besuchsstatistiken (besuchte Seiten, geschätztes Land aus der IP, Browser- und Geräte-Typ, Klicks auf Schaltflächen) in unserer eigenen Datenbank. IP-Adressen werden ausschließlich zur ungefähren Geolokalisierung (Land) verwendet und nicht im Klartext gespeichert. Diese Daten dienen der Optimierung unserer Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können das Setzen von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit verhindern oder bereits gespeicherte Cookies löschen. Die volle Funktion der Website ist dann möglicherweise eingeschränkt.

7. Google Analytics 4

Diese Website nutzt Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies, die eine pseudonyme Analyse Ihrer Nutzung der Website ermöglichen. IP-Anonymisierung ist aktiviert; Ihre IP-Adresse wird vor jeglicher Verarbeitung gekürzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. § 25 Abs. 1 TTDSG.
Datentransfer: Eine Übertragung in die USA findet auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und der Zertifizierung des Anbieters unter dem EU-US Data Privacy Framework statt.
Speicherdauer: maximal 14 Monate.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy. Sie können das Tracking durch Google Analytics zusätzlich durch ein Browser-Add-on deaktivieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

8. Kontaktformular & E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail eine Anfrage zukommen lassen, werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung und für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Pflichtfelder sind Name, E-Mail und Nachricht; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Erfasste Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional Firma und Telefon, gewähltes Produkt, Nachrichtentext, Sprache, Sende-Zeitstempel, IP-Adresse zum Sendezeitpunkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage).
Speicherdauer: bis zur vollständigen Bearbeitung Ihres Anliegens, längstens jedoch 24 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO) entgegenstehen.

9. Support-Portal & Ticket-System

Im Rahmen unserer Vertragsbeziehung stellen wir Ihnen ein Support-Portal mit Ticket-System zur Verfügung. Bei der Nutzung verarbeiten wir die nötigen Daten zur Erbringung des Supports.

Erfasste Daten: Stamm- und Zugangsdaten (E-Mail, Passwort-Hash, Name, Firma, Telefon, Sprache), Ticket-Inhalte, Anhänge, Nachrichten-Verlauf, Aktivitäts-Logs (wer hat wann was geändert), Login-Zeitpunkte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; geschlossene Tickets werden nach 36 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Marketing-E-Mails & Klick-Tracking

Wenn Sie bestehender Kunde sind oder uns ausdrücklich eingewilligt haben, kann es vorkommen, dass wir Ihnen produktbezogene Informationen oder Angebote per E-Mail senden. In diesen E-Mails werden enthaltene Links über unsere Tracking-Domain umgeleitet, damit wir die Klick-Statistik der Kampagne auswerten können.

Erfasste Daten beim Klick: eindeutiger Tracking-Token, Klick-Zeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent, geklickte Ziel-URL.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. § 7 Abs. 3 UWG (Bestandskundenwerbung).
Speicherdauer: Klick-Daten werden bis zu 24 Monate nach Versand der Kampagne gespeichert.

Sie können dem Empfang von Marketing-E-Mails jederzeit formlos widersprechen – per E-Mail an datenschutz@ubc-software.de oder über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail.

11. Microsoft Commercial Marketplace

Unsere Produkte werden auch über den Microsoft Commercial Marketplace bezogen. Wenn Sie auf diesem Weg ein Abonnement abschließen, übermittelt Microsoft uns die zur Bereitstellung des Dienstes nötigen Daten: Subscription-ID, Tenant-ID, E-Mail des Beziehenden und Begünstigten, Firmenname, Land, Plan und Laufzeit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Empfänger: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Speicherdauer: für die Dauer der Subscription zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

12. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Dritte, die uns als Auftragsverarbeiter unterstützen, sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet:

Hosting-Dienstleister (Server-Betrieb, Backups) – Sitz EU.
E-Mail-Versanddienstleister für Transaktions- und Marketing-Mails – Sitz EU.
Microsoft Ireland Operations Limited – für Marketplace-Subscriptions, Sitz EU.
Google Ireland Limited – für Google Analytics und ggf. Schriftarten/Maps (siehe Abschnitt Google Analytics).
Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer im gesetzlich vorgegebenen Rahmen.

13. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des EWR übertragen werden (z. B. an US-Anbieter wie Google), erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) und/oder der EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit ergänzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen.

14. Externe Links

Diese Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Für deren Datenschutzpraktiken sind ausschließlich die jeweiligen Betreiber verantwortlich. Wir empfehlen, vor Nutzung dieser Websites deren Datenschutzhinweise zu lesen.

15. Ihre Rechte als betroffene Person

Soweit Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie folgende Rechte uns gegenüber:

Art. 15 DSGVO – Recht auf Auskunft
Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung
Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden")
Art. 18 DSGVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit
Art. 21 DSGVO – Widerspruchsrecht
Art. 7 Abs. 3 DSGVO – Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@ubc-software.de unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse, die Sie bei uns verwendet haben.

16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Behörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG
20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

17. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um Ihre Daten gegen Verlust, Veränderung und unbefugten Zugriff zu schützen. Hierzu zählen verschlüsselte Übertragung (TLS), passwortgeschützte Zugänge, gehashte Speicherung von Passwörtern (bcrypt), regelmäßige Backups, Zugriffsbeschränkungen und Aktualisierung der eingesetzten Software.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen unserer Leistungen abbildet. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Version. Die aktuelle Fassung können Sie jederzeit auf dieser Seite einsehen.